Ein Gespräch mit der 36-jährigen Historikerin Yvonne Pfäffli. Sie ist Mitarbeiterin des Stadtarchivs Bern und zuständig für die Gesuche um Akteneinsicht. – Zur Onlinepräsentation der Printversion in «Schweizer Gemeinde. Zeitschrift für Gemeinden und Gemeindepersonal».
«SG»: Angenommen, ein älterer Mann ruft an und sagt, er möchte Akteneinsicht, weil er mehr über seine verstorbene Mutter erfahren möchte. Sie sei in Bern geboren und später als Verdingkind auf einem Bauernhof aufgewachsen.
Yvonne Pfäffli: In einem solchen Fall würde ich zurückfragen. Im Stadtarchiv Bern liegen 30000 Fürsorgedossiers. Für die Recherche brauchen wir möglichst präzise Angaben. Akten eines Verdingkindes liegen entweder im Dossier des Vaters oder in jenem der Mutter, falls sie verwitwet, geschieden oder alleinerziehend war. Darum wären in diesem Fall die Namen und Lebensdaten der Grosseltern wichtig, dazu die Wohnsitze der Eltern zu verschiedenen Zeiten und die Orte der Fremdplatzierung.
Wozu letzteres?
Häufig liegen die Akten einer Person bei mehreren Behörden und Institutionen, zum Beispiel dort, wo die Eltern später hingezogen sind; oder dort, wo das Kind in einem Heim oder als Verdingkind gelebt hat. Wenn wir in der Stadt Bern keine Akten finden, heisst das noch nicht, dass es keine gibt. In diesem Fall ginge es darum, den Mann im Beispiel an die richtige Gemeinde oder das richtige Archiv weiterzuverweisen.
Angenommen, Sie werden fündig: Was findet man im Archiv über eine Person?
Am ergiebigsten ist bei uns sicher das Personendossier der Sozialen Fürsorge, wenn es eines gibt. Aber Quellen sind auch die Karteikarten der alten Einwohnerkontrolle, Vormundschaftsberichte oder im Fall von Bern etwa die Fürsorgebücher, in die die Klientschaft chronologisch eingetragen und die einzelnen Amtshandlungen vermerkt worden sind. In kleinen Gemeinden können auch Gemeinderatsprotokolle interessant sein.
Wenn es Akten gibt und das Einsichtsgesuch unterschrieben vorliegt: Wie geht es weiter?
Hier in Bern wird der Mann ins Stadtarchiv eingeladen. Der Stadtarchivar würde ihn zu einem Vorgespräch empfangen und ihm zum Beispiel erklären, warum die Akten persönlichkeitsrechtlich heikel sind. Deshalb würde ihm zur Unterschrift eine Datenschutzerklärung vorgelegt.
Was passiert, wenn dieses Vorgespräch ergibt, dass die Einsicht suchende Person psychisch labil sein könnte?
Wir haben die Möglichkeit, Akteneinsichten von Mitarbeitern der Opferhilfe oder vom Städtischen Amt für Erwachsenen- und Kindesschutz begleiten zu lassen, damit die Person nicht allein mit den Papieren konfrontiert ist. Aber das ist ein seltener Fall. Sitzt jemand im Lesesaal über den Akten, gehen wir vom Archiv ab und zu vorbei und erkundigen uns, ob die Person findet, was sie sucht und ob sie Fragen hat. Nicht selten ist es so, dass die gesuchstellende Person gleich mit Begleitung ins Archiv kommt – etwa ein ehemaliger Verdingbub mit seiner Ehefrau. So sitzen sie zu zweit im Lesesaal und können sich über das Gelesene unterhalten.
Angenommen, der Mann wünscht sich Kopien von gewissen Aktenstücken. Erhält er sie?
Der Runde Tisch des Delegierten für Opfer von fürsorgerischen Zwangsmassnahmen empfiehlt neben möglichst niedrigen Hürden für die Akteneinsicht auch, dass auf Wunsch Kopien erstellt werden. Wir würden den Mann deshalb bitten, jene Dokumente zu markieren, von denen er Kopien möchte. Auch Akten zu fotografieren, ist erlaubt. – Es gibt übrigens andere Archive, die Dossiers integral durchkopieren und die Kopien verschicken. Aber ich finde die Vorstellung schwierig, wenn jemand den Briefkasten öffnet und zweihundert Seiten persönliche Akten vorfindet, mit denen er danach allein konfrontiert ist.
Kommt es vor, dass Leute auf das, was sie in den Akten lesen, ungehalten reagieren?
Auf die Inhalte der Akten vielleicht, aber uns gegenüber nie. Zwar steht die Stadt und somit auch das Stadtarchiv für Direktbetroffene für jene Behörden, von denen sie wegen ihrer Geschichte oft bis heute kein gutes Bild haben. Aber meine Erfahrung ist die: Wenn wir ihnen mitteilen, dass es Akten gibt; dass sie eingeladen sind, sie bei uns einzusehen; dass wir sie darin unterstützen, zu den Informationen zu kommen, die sie suchen, dann erleben wir eine grosse Dankbarkeit.
Eine erstaunliche Reaktion. Je nachdem wird man in den Akten ja mit verletzenden Neuigkeiten konfrontiert.
Ich erkläre es mir so: Bevor eine Person Akteneinsicht verlangt, macht sie einen Prozess durch. Man geht persönliche Akten nicht einfach so anschauen. Da braucht es einen bewussten Entscheid und den Mut, sich mix der Vergangenheit zu konfrontieren. Wer an diesem Punkt ist, der will es wirklich wissen. Die Leute bleiben erstaunlich gefasst, wenn sie die Dokumente gelesen haben: Nichtwissen scheint schlimmer zu sein als das Wissen. Schwieriger ist es, wenn wir mitteilen müssen, wir hätten nichts gefunden.
Wegen der Wut, dass die Akten vernichtet wurden?
Nein, wegen der enttäuschten Hoffnung. Zwar sind in vielen Gemeindearchiven gewisse Akten tatsächlich nicht mehr vorhanden. Das Gesetz im Kanton Bern schrieb bis vor kurzem bloss vor, Vormundschaftsakten dreissig und Fürsorgeakten fünfzehn Jahre nach Abschluss des Falls aufzubewahren. Aber in der Stadt Bern liegen die Fürsorgeakten zwischen 1920 und 1960 vollständig vor. Trotzdem ist es möglich, dass wir nicht fündig werden, etwa weil eine andere Gemeinde zuständig war oder weil die leiblichen Eltern die Fremdplatzierung an den Behörden vorbeiorganisiert und das Kostgeld selber übernommen haben.
Sie berichten von guten Erfahrungen mit einer offenen Einsichtspraxis. Trotzdem stellt sich die Frage: Kann eine Gemeinde, die mit einem Einsichtsgesuch konfrontiert wird, Fehler machen und dafür haftbar gemacht werden?
Das Stadtarchiv Bern besteht auf einem schriftlichen Gesuch um Dateneinsicht und einer Kopie der Identitätskarte. Zudem unterschreiben Einsichtssuchende in der Datenschutzerklärung folgende Aussage: «Der Gesuchstellende erklärt sich mit den vom Stadtarchiv Bern gemachten Auflagen einverstanden und verpflichtet sich mit der Unterschrift, diese ohne Einschränkungen umzusetzen. Für einen allfälligen Schaden, der durch Verletzung der genannten Auflagen entstehen könnte, haftet der Gesuchstellende nach Massgabe des kantonalen Datenschutzgesetzes.» Diese Absicherung würde ich jeder Gemeinde empfehlen.
Das sehen andere Gemeinden anders. Sie lehnen Einsichtsgesuche grundsätzlich ab, weil sie sagen, die Daten seien zu heikel. Nur wenn man nichts herausgebe, mache man keinen Fehler.
Das Argument kenne ich. Der Datenschutz kann aber auch ein Vorwand sein, um sich die Arbeit der Recherche zu ersparen. Zuerst muss man doch wissen, welche Akten es gibt, bevor man wissen kann, inwiefern Datenschutz die Einsicht einschränkt oder verunmöglicht.
Und in der Bundesverfassung steht: «Jede Person hat Anspruch auf Schutz vor Missbrauch ihrer persönlichen Daten.» (Art. 13, Abs. 2)
Ja. Zugang zu den eigenen Akten muss sowieso jeder Person gewährt werden. Zudem öffnet das geltende Öffentlichkeitsprinzip ein Spannungsfeld zwischen dem Schutz von Daten über Dritte und dem Bedürfnis unseres Mannes im Beispiel, mehr über seine Herkunft zu erfahren. Darum muss jeder Fall im einzelnen geprüft werden, keiner ist gleich. Aber ich bin der Meinung, dass keine Gemeindeverwaltung Einsichtsgesuche unter Verweis auf den Datenschutz summarisch ablehnen darf.
Allerdings bleibt schon ein Restrisiko: Irgendeinmal sickert irgendwo eine Information hinaus, die Dritte dazu bringt, auf Verletzung des Persönlichkeitsrechts zu klagen.
Dass es einmal einen Rechtsstreit geben könnte, ist möglich. Aber vorausgesetzt, die Archivverantwortlichen haben sorgfältig gearbeitet, wäre ein solcher Gerichtsfall als Präjudiz sogar spannend, um zentrale Fragen zu klären: Wie weit sollen respektive können Verwaltungen im Rahmen des Öffentlichkeitsprinzips, welches beispielsweise im Kanton Bern seit 1993 gilt, gehen, wenn ein Akteneinsichtsgesuch im Bereich der fürsorgerischen Zwangsmassnahmen vorliegt? Aber auch: Inwiefern können Verwaltungen den Datenschutz als Vorwand benutzen, um das Öffentlichkeitsprinzip zu umgehen?
Die Stadt Bern hat zweifellos eine offene Einsichtspraxis. Aber in einer Stadt ist sie auch weniger heikel als in einer kleinen Landgemeinde.
Das stimmt. Dort kennt man sich, und nicht selten leben die Nachkommen der damals Verantwortlichen noch im Dorf. Trotzdem muss man Anfragen differenziert prüfen. Tut man das nicht, setzt man sich dem Vorwurf aus, etwas vertuschen zu wollen – auch wenn vielleicht gar nichts vertuscht werden müsste. In den Akten liest man ja auch von anständigen Vormündern, vernünftigen Bauern und selbstlosen Pflegeeltern.
Und warum soll man von vornherein davon ausgehen, dass Einsichtsuchende Böses im Schilde führen? Ich erlebe hier erwachsene Menschen, die darunter leiden, für sie Entscheidendes über ihre Herkunft nicht zu wissen. Sie wollen für sich klären, warum es so gekommen ist, wie es gekommen ist. Ich kann diesen Wunsch verstehen und unterstütze ihn, soweit das möglich ist.
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Leitfaden Aktensuche
Im Auftrag der Guido Fluri Stiftung hat Yvonne Pfäffli einen «Leitfaden Aktensuche» erarbeitet. Der achtseitige Leporello beantwortet folgende Fragen:
1. Welche Angaben sind nötig, damit Akten gesucht werden können?
2. An wen soll man das Gesuch richten?
3. Wie geht es weiter, wenn Akten gefunden werden?
4. An wen kann man sich wenden, falls Schwierigkeiten auftreten?
Ergänzt wird der Leitfaden mit dem Adressenverzeichnis sämtlicher (kantonaler) Staatsarchive und zwei Formularen. Das eine ist eine Checkliste mit den nötigen «Angaben für die Aktensuche», das zweite ist ein «Formular um Akteneinsicht».
Der «Leitfaden Aktensuche» eignet sich, um auf Gemeindeverwaltungen und in Archiven zur Abgabe aufgelegt werden. Exemplare können bestellt werden bei der Guido Fluri Stiftung, 041 780 51 82.
In der Printversion wurde der Beitrag geringfügig gekürzt. In der vorliegenden Version sind diese Kürzungen rückgängig gemacht worden.